管理会社を変えるべきか迷ったときの7つのチェック項目
結論からお伝えすると、管理会社を変えるかどうかは「気持ちの問題」ではなく、書面や記録で確認できる7つの事実で判断します。1つ当てはまるなら、まず今の管理会社に伝えて改善を求める。3つ以上が半年以上続いているなら、変更を具体的に検討する時期です。
「なんとなく対応が遅い」という感覚だけで動くと、変えたあとに同じ不満を抱えることになります。反対に、我慢し続けて空室期間が延びれば、損失は毎月積み上がります。さいたま市を中心に賃貸管理を受託している立場から、判断の材料になる7項目を整理しました。
変えるべきか迷ったときの7つのチェック項目
いずれも感情ではなく、手元の資料で確かめられることに絞っています。直近半年分の月次報告書とメールの履歴を開きながら読み進めてください。
1. 空室が続いているのに、打ち手が変わらない
募集を出してから3か月が経っても、賃料も広告の出し方も写真も初回のままなら、実質的に何もしていないのと同じです。反応がなければ、条件・見せ方・募集先のどれかを変えるのが通常の動きです。空室の原因の切り分け方は空室が3か月埋まらないときに見直す6つのポイントにまとめています。
2. 月次報告が届かない、または内容が薄い
入出金の明細だけで、募集状況・問い合わせ件数・内見数・建物の状態が書かれていない報告書は、判断の材料になりません。「今月も動きがありませんでした」の一行で終わっていないか確認してください。
3. 連絡への返答が遅く、担当者が代わっても引き継がれない
返答までに何日かかっているかを、メールの履歴で数えてみてください。目安として、初動の返答が3営業日を超えることが常態化しているなら、入居者からの連絡も同じ速度で扱われている可能性があります。
4. 募集条件を変える提案がなく、根拠が「相場だから」しかない
賃料の増減を提案するときは、近隣の成約事例・募集中の競合数・問い合わせの反応といった根拠が示されるはずです。「このあたりの相場です」だけで賃料を下げる提案が来るなら、調べていないだけかもしれません。
5. 工事の見積りに明細がなく、相見積もりを嫌がる
原状回復や修繕の見積りが「室内改装工事一式」で出てくる場合、何にいくらかかっているのかオーナーが検証できません。項目・数量・単価が分かれていること、他社の見積りを取ることを止められないことは、最低限の条件だと考えています。
6. 入居者からのクレームの一次対応が、オーナーに回ってくる
設備の不具合や騒音の連絡が、管理会社を通さず直接オーナーに届くようになっているなら、管理料を払っている意味が薄れています。どこまでを管理会社が受けるかは契約で決まっているはずです。
7. 契約書に書かれた業務と、実際の業務が合っていない
管理委託契約書には、家賃の集金・滞納督促・入居者対応・建物巡回・報告といった業務範囲が書かれています。巡回の頻度が書かれているのに実施報告がないなど、書面と実態のずれは、話し合いの根拠にもなります。
いくつ当てはまったら変えるべきなのか？
件数だけで機械的に決めるものではありませんが、実務上は次のように整理すると判断しやすくなります。
- 1〜2個：まだ変更の段階ではありません。当てはまった項目を具体的に伝え、改善されるかを2〜3か月見ます
- 3〜4個：一度、書面で改善を依頼します。それでも変わらなければ変更を検討します
- 5個以上：会社としての体制の問題である可能性が高く、担当者の交代では解決しにくい状態です
ポイントは、いきなり解約に進まず、必ず一度は伝えることです。伝えた記録が残っていれば、変更するときにも、続けるときにも判断の材料になります。
変えないほうがよいケースもある
都合の悪いことも書いておきます。次のような場合、管理会社を変えても状況は改善しません。
- 担当者が代わったばかり：引き継ぎ直後の数か月は動きが鈍くなりがちです。もう少し様子を見る余地があります
- 要望をまだ一度も伝えていない：オーナーが何を求めているか伝わっていないだけ、というケースは実際にあります
- 建物側に原因がある：設備の古さや間取りが理由の空室は、管理会社を変えても募集条件は変わりません。工事の判断が先になります
- 閑散期に入っている：1〜3月の繁忙期を外れた時期は、どの会社が募集しても動きは鈍くなります
建物そのものの古さが原因だと感じる場合は、管理会社を変えるより先に、費用をかけずにできる空室対策や、工事費用の相場を調べるほうが早いことがあります。
変えると入居者に迷惑がかかるのではないか？
実務上、入居者に影響が出るのは家賃の振込先と、連絡先の変更の2点です。どちらも新しい管理会社から書面で案内しますので、入居者にご負担をお願いすることは基本的にありません。
注意が必要なのは、敷金と保証委託契約の引き継ぎです。敷金が旧管理会社に預け入れられている場合、精算して返還を受ける必要があります。また、家賃保証会社との契約は管理会社ごとに提携先が異なるため、そのまま引き継げないことがあります。契約内容によって扱いが変わるため、手続きの前に契約書を確認し、必要に応じて専門家にご相談ください。
変えると決めたあとの流れ
解約は、多くの管理委託契約で3か月前の予告が必要とされています。思い立ってすぐに切り替えられるわけではないため、逆算して動くことになります。具体的な手順はさいたま市で管理会社を変更する手順｜解約予告から引き継ぎまでで解説しています。
まとめ
- 判断は感覚ではなく、報告書とメール履歴で確認できる7項目で行う
- 1〜2個なら伝えて様子を見る。3個以上が続くなら変更を検討する
- 担当交代直後・要望未伝達・建物側の原因・閑散期は、変えても改善しにくい
- 解約予告は3か月前が一般的。動くと決めたら逆算する
チェックしてみて、当てはまる項目が多かった方へ。当社では、いま契約されている管理委託契約書と直近の月次報告書を見せていただいたうえで、「変えたほうがよいか、まだ伝えて様子を見る段階か」からお話しします。その場で変更をおすすめするとは限りません。管理会社変更のご相談から、状況をお聞かせください。
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