管理会社から月次報告が来ない。これは普通なのか

結論からお伝えすると、月次報告が来ない状態は「普通」ではありません。ただし、法律ですべての管理会社に「毎月出しなさい」と一律に決められているわけでもありません。判断の分かれ目は、管理委託契約書に報告の定めがあるかと、こちらから求めれば出てくるかの2点です。この記事では、報告が来ないときに大家さん自身で確認できることと、改善を求めるときの伝え方の順番を整理します。

月次報告は管理会社の義務なのか

一般的には、賃貸住宅管理業法（賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律）の登録を受けた管理業者には、管理受託契約に基づく業務の実施状況を定期的にオーナーへ報告する義務があるとされています。多くの管理会社が月次または年次で報告書を出しているのは、これが背景にあります。

ただし、頻度や様式まで細かく統一されているわけではありません。実際にどこまで求められるかは、あなたが結んだ管理委託契約書の書き方で決まります。まずは契約書の「報告」「業務報告」「収支報告」といった条項を開いてください。法的な位置づけまで詰めたい場合は、契約書を持参して専門家に確認することをおすすめします。

「報告が来ない」は、どこから問題なのか

ひとことで報告と言っても中身は分かれます。急ぐべきものと、様子を見てよいものがあります。

• 入出金の明細が来ない……最優先。家賃がいくら入り、何が引かれたのかが分からない状態です
• 空室の募集状況が来ない……重要。何も動いていない期間がそのまま延びます
• クレーム・修繕の履歴が来ない……重要。あとから大きな請求として表に出てきます
• 写真つきの巡回報告が来ない……契約に最初から含まれていないことも多い項目です

実際にいちばん多いのは、送金明細だけは毎月届いていて、それ以外が何もないというケースです。この場合、管理会社としては「報告している」つもりでいることが少なくありません。認識のズレなので、話をすれば直ることもあります。

報告が来ないときに、まず確認する3つのこと

1. 契約書の報告条項を読む

「毎月」なのか「求めがあったとき」なのか。報告する項目が列挙されているか。ここが空白の契約書も実際にあります。書いていないなら、相手に落ち度があるとは言い切れません。話の出発点が変わります。

2. 送り先と受け取り方法を確認する

意外に多いのが、届いていないだけというパターンです。

• 郵送からメール配信に切り替わり、迷惑メールに入っている
• オーナー専用サイトで見る方式に変わり、ログイン情報が伝わっていない
• 担当者が交代した際に、送付先の登録が引き継がれていない
• 相続や住所変更のあと、旧住所に送られ続けている

攻める前にここを確認しておくと、話がこじれません。

3. 会社としての標準運用を聞く

担当者ではなく、会社に対して「御社の標準では、オーナーへの報告は何を、どの頻度で出していますか」と聞きます。標準運用が答えられない、あるいは標準と実態がずれている場合、それは担当者個人の問題ではなく会社の体制の問題です。

改善を求めるときの伝え方

感情で伝えても、たいてい一度きりで元に戻ります。項目と期限を書いた形に残る依頼にしてください。

1. 電話ではなくメールで送る（あとで経緯を確認できる形にする）
2. 欲しい項目を具体的に挙げる（例：入出金明細／空室の募集反響数と内見数／当月のクレームと対応結果）
3. 頻度と期限を書く（例：翌月10日までに前月分を、毎月）
4. まず3か月試すと伝える（相手にも改善の機会を渡す）
5. 3か月後に実際に届いたかを見る（ここを見ないと、依頼した意味がありません）

反響数や内見数は、多くの管理会社がポータルサイトの管理画面からそのまま出せる数字です。「手間がかかるので出せない」という回答が返ってくる場合は、募集そのものを動かしていない可能性もあります。

報告は来るが、中身が薄いときはどうするか

「異常なし」「募集中」だけが並ぶ報告書も、実務ではよく見かけます。この場合に効くのは、数字で答えるしかない質問を1つ足すことです。

• 今月の問い合わせは何件で、内見は何件でしたか
• 掲載しているポータルサイトはどこですか
• 内見のあと、決まらなかった理由として聞いている内容は何ですか

報告書の読み方そのものは管理会社の報告書は何を見ればいいかで詳しく整理しています。あわせてご覧ください。

変えるべきか、もう少し待つべきか

ここは正直にお伝えします。管理会社を変えれば必ず報告が丁寧になる、とは限りません。変更には解約予告期間（多くは3か月前後）があり、鍵・保証会社・入金口座の引き継ぎにも手間がかかります。報告以外は問題なく回っているなら、まず改善を求めるほうが負担は軽く済みます。

一方で、次のような状態が重なっているなら、体制そのものを見直す段階だと考えられます。

• 書面で依頼しても3か月変わらない
• 入出金の内訳を聞いても明確な回答がない
• 空室が長期化しているのに、募集の打ち手が説明されない
• 連絡しても折り返しが来ない状態が常態化している

対応の遅さそのものが気になる場合の線引きは、管理会社の対応が遅い。改善を求めるか、変えるかの判断基準で詳しく書いています。

まとめ

月次報告が来ないのは、多くの場合「悪意」ではなく「体制」の問題です。だからこそ、契約書と受け取り方法を確認し、項目と期限を書いて依頼し、期限が来たら結果を見る。この順番で進めるのがいちばん早く片づきます。

管理の内容そのものを比べてみたい方は管理業務の内容を、変更を具体的に検討したい方は管理会社の変更相談をご覧ください。築40年を超えるような物件で、報告以前に打ち手が見つからないという場合は、築古に特化した築フルのほうが状況に合うことがあります。賃貸経営そのものをやめる方向で考えている場合は、売却や空き家活用を扱うキタムラコーポレーションにご相談ください。

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